Comment automatiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le premier problème vient souvent de la dispersion. Les factures peuvent arriver sur une boîte générique, l’adresse d’un dirigeant, le mail d’un responsable ou un portail fournisseur.

La première étape consiste donc à créer un point d’entrée clair.

Une solution de gestion documentaire peut récupérer automatiquement certaines pièces jointes reçues par email. Cela évite qu’un collaborateur doive télécharger chaque facture puis la déplacer manuellement dans un dossier.

Selon les technologies utilisées, le système peut extraire des données utiles comme le fournisseur, la date, le numéro de facture, le montant, l’échéance ou une référence.

Ces informations permettent de mieux classer le document et de préparer son traitement.

Les doublons peuvent apparaître lorsqu’une facture est envoyée à plusieurs personnes, téléchargée plusieurs fois ou retransmise par un fournisseur.

Un mécanisme de contrôle anti-doublon permet de limiter ces risques, notamment lorsque les documents circulent entre GED et logiciel comptable.

Toutes les factures ne peuvent pas être traitées automatiquement jusqu’au paiement. Certaines doivent être contrôlées ou approuvées.

Un workflow peut permettre de transmettre la facture à la bonne personne selon le montant, le fournisseur, le service ou le projet.

Une facture validée peut ensuite être envoyée vers le logiciel comptable lorsque les outils sont connectés.

Cette connexion limite les doubles saisies, téléchargements, transferts par email et risques d’erreurs.

La gestion documentaire peut également être connectée au processus de paiement. Selon l’organisation mise en place, les factures validées peuvent servir à préparer les règlements.

La gestion des paiements partiels est particulièrement utile lorsque la facture n’est pas réglée en une seule fois.

L’entreprise doit pouvoir savoir si la facture est payée, quand elle l’a été, pour quel montant et s’il reste un solde.

Rattacher ces informations au document permet de conserver une vision cohérente du cycle fournisseur.

L’intérêt principal n’est pas simplement de digitaliser. Il est de réduire le nombre de manipulations, les ressaisies, les erreurs, les documents oubliés et le temps passé à chercher l’information.

Maresio DOC permet de centraliser les factures, d’organiser leur traitement et de les connecter aux processus comptables.